カタログ制作事務局の、原稿回収の効率をあげる方法!

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こんにちは。進行ディレクターを担当しております、佐藤です。

今回はクライアントの代わりに納期に合わせてカタログ等の原稿を取り纏める「カタログ制作事務局」のお仕事について紹介します。

「カタログ制作事務局」業務について簡単に説明しますと、カタログの全体スケジュール設計を行い、スムーズな制作進行を行うプロジェクトマネジメント的な役割と制作に必要なテキストや画像などの原稿の回収、管理が主な業務となります。

その中でも今回はカタログ原稿の回収業務にフォーカスを当てて紹介させて頂きます。
 
カタログ制作の原稿回収は、掲載される製品、サービスの所管部門の方からカタログ担当が原稿を回収し、当社のような制作会社にお渡しいただくのですが一般的ですが、1冊の中で複数社の製品情報が掲載されているようなカタログは、掲載する各社から原稿を回収する必要がり、その回収先が100社以上あるような案件においてはカタログ担当者の原稿回収業務が非常に負荷の高いものとなってきますので、回収業務を当社が代行として請負い、その進捗報告と状況に応じて督促を実施し回収を完結する業務となります。

 

事務局担当は、回収状況と全体日程から判断し、リマインドメール配信や督促の方法や期間などを都度提案、クライアントと協議のうえで回収完結の目標達成に向け実行していきます。

 

原稿回収は制作の全体日程において冒頭業務であることが常で、この部分が遅れをきたすと日程に多大な影響が出ることから非常に重要な行程と捉え担当にあたっています。

 

先日担当したプロジェクトの特徴としては100超の原稿回収案件としては非常に短納期であったことです。

個人情報を扱う必要のある案件であることや取り扱いに注意が必要な情報も多く存在しましたが、誌面作成進行と品質管理他を行うスタッフ、掲載画像の撮影と画像品質管理を行うスタッフとのチーム構成で臨み、各方面との調整を進めることで予定通りの納品日で完了することができました。

 

原稿回収先が製品やサービス情報をどのように管理しているか条件が一律でないこともありますので、プロジェクト開始後に予期せぬ事態も往々にして発生します。その際のスケジュール再設計と顧客状況に対して原稿提出方法の設定を変えていくなど、臨機応変な対応が事務局業務を推進するうえでのポイントです。

商社のカタログやハウスメーカーの部材カタログなど、多くの会社から原稿をスケジュールを調整しながら回収する作業で苦労されている担当者様のご苦労は容易に想像できます。私たちはそのようなカタログ制作の事務局業務も多く経験しておりますので、お困りの際は是非お声掛けください。


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