こんにちは。営業サポートチームの土屋です。
突然ですが、人は探し物にどれくらいの時間をかけているのでしょうか。なんと平均的なビジネスマンは1年間で約150時間もの時間を探し物に費やしているとも言われています。実際、私も整理整頓が大の苦手です。あの書類どこだっけ？ということも多く、それは机の上など身の回りだけではなく、PCの中のファイルにも及びます。気が付くと10分以上時間がたっていた…なんてこともあります。
そんな私ですが、育休復帰後からはだいぶ意識が変わりました。というのも、復帰1年目は本当に保育園の呼び出しや休みが多く、周りの方々にたくさん助けていただきましたが、素早く仕事をバトンタッチするために整理をしなければいけないという状況があったからです。今はサポートチームで仕事をシェアしていますが、仕事をシェアするためには整理は必須事項ともいえます。
前置きが長くなりましたが、今回は整理術のひとつ、フォルダとファイル名のつけ方について書かせていただきます。
1.フォルダの階層は浅くしない。
アクセスに面倒という理由でフォルダの階層を浅くしがちですが、浅いフォルダにしておくと、気がつけばたくさんのファイルがたまってしまい、探すのに一苦労します。浅い階層のフォルダ＝ジャンル分けされていないということ。階層が深くてもきれいなフォルダ分けで管理されていれば、目的のファイルはすぐ見つかります。まずはフォルダで整理するくせをつけましょう。
2.フォルダの頭には二桁の数字を！
二桁の数字を割り当て、連番を振っていくと、フォルダを自分の好きな順番に並べ替えることができます。優先順位をつけたり、同じ階層の中でグループ分けしたりできるため、管理に役立ちます。
3.迷わないようにフォルダを分けよう。
たとえば、「案件Ａ」のフォルダと「見積」のフォルダが並んでいた場合、「案件Ａの見積もり」は、どちらのフォルダに入れてよいかわかりません。その場合は、同じ階層に「案件Ａ」と「見積」のフォルダを並べてはいけません。迷わないようにフォルダ分けをしましょう。
4.ファイルの頭に日付や更新回数を入れる。
何度も手を加えるファイルについては、ファイルの頭に日付や更新回数を入れると、一覧になった時に順番で並び、管理しやすいです。最新版だと思って「最新版」とファイル名に入れると、いざ変わったとき、タイトルを更新しなくてはならず、大変になります。
5.ファイル名に管理番号を入れる。
管理番号が存在する案件のデータには、ファイル名に管理番号を入れると、一発で検索できます。
現在「働き方改革」を行っている企業も多いかと思います。是非PCの中をすっきりさせてムダな時間を減らしましょう！みなさんからもオススメの整理術がありましたら、ぜひ教えてください